Polityka prywatności i plików cookies serwisu SmartExcel.pl

Wersja obowiązująca od 20 sierpnia 2026 r.

Szanujemy prywatność użytkowników serwisu smartexcel.pl. Poniżej wyjaśniamy, jakie dane osobowe przetwarzamy, w jakich celach, na jakiej podstawie, jak długo oraz jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Sebastian Godziszewski, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą IT STUDIO Sebastian Godziszewski, NIP 7511683179, adres: Rolnicza 59/48, 93-328 Łódź.

Kontakt w sprawach dotyczących prywatności:

• e-mail: kontakt@smartexcel.pl,
• adres pocztowy: Rolnicza 59/48, 93-328 Łódź,
• telefon: +48 660 521 563.

Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych. We wszystkich sprawach związanych z danymi osobowymi można kontaktować się bezpośrednio pod wskazanym adresem e-mail.

2. Podstawy prawne

Dane przetwarzamy zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 („RODO”), polskimi przepisami o ochronie danych osobowych, ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz przepisami dotyczącymi komunikacji elektronicznej.

W zależności od sytuacji podstawą przetwarzania jest:

• art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda, np. na newsletter, marketing lub opcjonalne cookies;
• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – zawarcie i wykonanie umowy albo działania podejmowane na żądanie przed zawarciem umowy;
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny, w szczególności podatkowy i księgowy;
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora, np. obsługa korespondencji, bezpieczeństwo, statystyka techniczna, ustalanie, dochodzenie i obrona roszczeń.

3. Jakie dane możemy przetwarzać

W zależności od sposobu korzystania z Serwisu mogą to być:

• dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres;
• dane firmowe i rozliczeniowe: nazwa firmy, adres działalności, NIP, dane do faktury;
• dane Konta i platformy kursowej: login, identyfikator użytkownika, zakupione Kursy, postęp i aktywność związana z korzystaniem z platformy;
• dane dotyczące zamówienia i płatności: numer zamówienia, produkty, kwota, status oraz wybrana metoda płatności; Administrator nie otrzymuje pełnych danych karty płatniczej;
• treść korespondencji, zgłoszeń, reklamacji, opinii i komentarzy;
• dane techniczne: adres IP, data i czas żądania, adres URL, rodzaj urządzenia, system operacyjny, przeglądarka, identyfikatory cookies i podobnych technologii;
• dane marketingowe i analityczne – wyłącznie w zakresie dopuszczonym przez ustawienia zgód użytkownika.

Dane pozyskujemy przede wszystkim bezpośrednio od użytkownika. Dane techniczne mogą być zbierane automatycznie podczas korzystania z Serwisu, a informacje o statusie płatności mogą pochodzić od operatora płatności.

4. Cele, podstawy i okresy przetwarzania

Cel	Podstawa	Okres
Założenie i prowadzenie Konta, udostępnienie Kursu oraz realizacja zamówienia	art. 6 ust. 1 lit. b RODO	przez czas wykonywania umowy i utrzymywania Konta, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń
Sprzedaż i dostarczenie produktów cyfrowych, w tym Pakietu SMART	art. 6 ust. 1 lit. b RODO	przez czas realizacji umowy, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń
Obsługa płatności	art. 6 ust. 1 lit. b RODO	przez czas niezbędny do przeprowadzenia i rozliczenia transakcji oraz obsługi ewentualnych reklamacji
Faktury, księgowość i obowiązki podatkowe	art. 6 ust. 1 lit. c RODO	przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi, co do zasady 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku
Reklamacje, zwroty i obsługa roszczeń	art. 6 ust. 1 lit. b, c i f RODO	przez czas obsługi sprawy, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń lub obowiązkowej archiwizacji
Kontakt e-mailowy, telefoniczny i przez formularze	art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO	do zakończenia sprawy, a następnie przez okres uzasadniony wykazaniem przebiegu korespondencji i obroną roszczeń
Newsletter i marketing elektroniczny	art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz zgoda wymagana przepisami o komunikacji elektronicznej	do wycofania zgody lub zakończenia newslettera; dane potwierdzające udzieloną zgodę możemy przechowywać do upływu okresu przedawnienia roszczeń
Bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom i logi serwera	art. 6 ust. 1 lit. f RODO	przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa i diagnozy zdarzeń, co do zasady nie dłużej niż 12 miesięcy, chyba że zapis jest potrzebny do wyjaśnienia incydentu lub obrony roszczeń
Statystyka, analityka i marketing oparty na opcjonalnych technologiach	art. 6 ust. 1 lit. a RODO	do wycofania zgody lub przez okres ważności danego identyfikatora wskazany w ustawieniach mechanizmu zgód

5. Zamówienia i Pakiet SMART

Przy składaniu zamówienia przetwarzamy dane niezbędne do zawarcia i wykonania umowy, w szczególności imię i nazwisko, e-mail, dane rozliczeniowe oraz szczegóły zamówienia. W przypadku Pakietu SMART dane są wykorzystywane również do przesłania plików lub linków do pobrania oraz wykazania prawidłowego dostarczenia treści cyfrowej.

Podanie danych oznaczonych jako wymagane jest warunkiem zawarcia i wykonania umowy. Brak tych danych może uniemożliwić realizację zamówienia. Dane fakultatywne można pominąć.

6. Konta i platforma kursowa

W związku z prowadzeniem Konta i dostępem do Kursów możemy rejestrować zakupione Kursy, okres dostępu, postęp, ukończone lekcje oraz zdarzenia techniczne. Dane te są niezbędne do wykonania umowy, zapewnienia bezpieczeństwa Konta i rozpatrywania reklamacji.

Usunięcie Konta na żądanie użytkownika może spowodować utratę dostępu do aktywnych Kursów. Dane, które musimy zachować z powodów podatkowych, księgowych, dowodowych lub prawnych, nie zostaną usunięte przed upływem właściwych terminów.

7. Newsletter

Newsletter jest wysyłany wyłącznie po dobrowolnym zapisie i wyrażeniu wymaganej zgody. W tym celu przetwarzamy przede wszystkim adres e-mail, a jeżeli został podany – również imię oraz informacje techniczne dotyczące zapisu i rezygnacji.

Obsługę newslettera może wspierać MailerLite. Rezygnacja jest możliwa w każdej chwili przez link znajdujący się w wiadomości lub kontakt z Administratorem. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem działań wykonanych przed jej wycofaniem.

8. Kontakt, formularze, komentarze i opinie

Jeżeli kontaktujesz się z nami, przetwarzamy dane zawarte w wiadomości w celu udzielenia odpowiedzi, podjęcia działań przed zawarciem umowy albo obsługi sprawy. Podstawą nie jest domniemana zgoda, lecz – zależnie od treści kontaktu – art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO.

W przypadku komentarza lub opinii możemy przetwarzać podpis, treść, adres e-mail, adres IP oraz informacje techniczne w celu publikacji, moderacji, ochrony przed spamem i nadużyciami. Jeżeli opinia ma zostać wykorzystana marketingowo poza miejscem jej pierwotnej publikacji, poprosimy o odpowiednią zgodę lub ustalimy inną właściwą podstawę prawną.

9. Odbiorcy danych

Dane mogą być ujawniane lub powierzane wyłącznie w zakresie niezbędnym:

• dostawcy hostingu, serwera, domeny, poczty i usług administracji technicznej;
• dostawcom systemu sklepowego, platformy kursowej, narzędzi bezpieczeństwa, kopii zapasowych i obsługi IT;
• Krajowemu Integratorowi Płatności S.A. (Tpay) – w celu obsługi płatności; Tpay może działać jako odrębny administrator danych w zakresie wynikającym z przepisów i własnych obowiązków;
• MailerLite – w przypadku zapisu do newslettera;
• biuru rachunkowemu, doradcom prawnym, podatkowym i innym profesjonalnym doradcom;
• operatorom pocztowym lub dostawcom usług komunikacyjnych, jeżeli są potrzebni do realizacji sprawy;
• uprawnionym organom publicznym, jeżeli obowiązek przekazania wynika z prawa;
• dostawcom narzędzi analitycznych, marketingowych, społecznościowych i osadzonych materiałów – tylko w zakresie wynikającym z wyboru użytkownika dotyczącego opcjonalnych cookies lub świadomego uruchomienia danej funkcji.

Nie sprzedajemy danych osobowych.

10. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy dostawcy technologii, w szczególności Google, Meta, Vimeo, YouTube lub MailerLite, mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym albo korzystać z podwykonawców w takich państwach. Przekazanie następuje wyłącznie przy zastosowaniu podstawy dozwolonej przez RODO, w szczególności decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony lub standardowych klauzul umownych wraz z wymaganymi środkami uzupełniającymi.

Informacje o stosowanych zabezpieczeniach można uzyskać, kontaktując się z Administratorem. Niezależnie od tego poszczególni dostawcy publikują własne informacje o prywatności i transferach danych.

11. Prawa osoby, której dane dotyczą

Na zasadach określonych w RODO przysługuje Ci prawo do:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
• sprostowania danych;
• usunięcia danych;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany;
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, w tym sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego;
• wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania;
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Żądanie można przesłać na adres kontakt@smartexcel.pl. Możemy poprosić o informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości, ale nie będziemy żądać danych nadmiarowych. Odpowiedzi udzielamy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca.

12. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Nie podejmujemy wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.

Jeżeli użytkownik wyrazi zgodę na cookies marketingowe, dostawcy narzędzi reklamowych mogą tworzyć segmenty odbiorców lub dopasowywać reklamy na podstawie aktywności w Serwisie. Takie działania nie powinny prowadzić do decyzji wywołujących wskazane wyżej istotne skutki.

13. Pliki cookies i podobne technologie

Cookies to niewielkie pliki zapisywane na urządzeniu użytkownika. Serwis może wykorzystywać także pamięć lokalną przeglądarki, piksele, identyfikatory urządzeń i podobne technologie.

Stosujemy następujące kategorie:

• niezbędne – potrzebne do bezpieczeństwa, działania koszyka, zamówień, logowania, zapamiętania wyborów prywatności i podstawowych funkcji; nie wymagają zgody, gdy są ściśle konieczne;
• funkcjonalne – umożliwiają dodatkowe funkcje i zapamiętywanie preferencji;
• analityczne – pomagają mierzyć ruch i sposób korzystania z Serwisu, np. za pomocą Google Analytics, jeżeli narzędzie jest aktywne;
• marketingowe – służą mierzeniu kampanii, tworzeniu grup odbiorców i dopasowaniu reklam, np. za pomocą narzędzi Meta/Facebook, jeżeli są aktywne;
• zewnętrzne multimedia i społecznościowe – mogą być ustawiane przy korzystaniu z filmów YouTube lub Vimeo oraz funkcji serwisów społecznościowych.

Cookies inne niż ściśle niezbędne są wykorzystywane na podstawie zgody użytkownika. Brak działania, przewijanie strony ani samo zamknięcie komunikatu nie oznacza zgody. Opcjonalne kategorie nie powinny być aktywowane przed uzyskaniem odpowiedniej zgody.

Zgoda powinna być dobrowolna i może zostać wycofana równie łatwo, jak została udzielona, poprzez dostępny na stronie mechanizm ustawień prywatności. Użytkownik może także usunąć cookies w ustawieniach przeglądarki. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność wcześniejszego przetwarzania z prawem.

Odrzucenie opcjonalnych cookies nie powinno blokować podstawowego dostępu do Serwisu, ale może uniemożliwić działanie funkcji zależnych od zewnętrznego dostawcy, np. osadzonego filmu. Okresy przechowywania poszczególnych cookies wynikają z ich konfiguracji i informacji dostępnych w panelu zarządzania zgodami.

14. Google Analytics, Meta, YouTube i Vimeo

Jeżeli wskazane narzędzia są aktywne na stronie, mogą otrzymywać informacje o urządzeniu, adresie IP, odwiedzanych podstronach, zdarzeniach i identyfikatorach. Dane zbierane przez narzędzia analityczne lub reklamowe nie zawsze są anonimowe; mogą stanowić dane osobowe lub pozwalać na wyodrębnienie urządzenia.

Google Analytics i narzędzia Meta/Facebook mogą być uruchamiane wyłącznie zgodnie z wyborem użytkownika dotyczącym opcjonalnych cookies. Filmy YouTube i Vimeo mogą powodować połączenie z serwerami dostawcy przy ich uruchomieniu; jeżeli technicznie jest to możliwe, powinny być blokowane do czasu wyrażenia odpowiedniej zgody lub świadomego uruchomienia materiału.

Dostawcy mogą działać jako odrębni administratorzy danych w zakresie określonym w ich politykach prywatności.

15. Logi serwera i bezpieczeństwo

Korzystanie z Serwisu powoduje przesyłanie zapytań do serwera. Logi mogą obejmować adres IP, datę i czas, żądany zasób, kod odpowiedzi, adres strony odsyłającej oraz informacje o przeglądarce i systemie. Wykorzystujemy je do administrowania Serwisem, diagnozowania błędów, zapewnienia bezpieczeństwa i wykrywania nadużyć.

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, w szczególności szyfrowanie transmisji TLS/SSL, kontrolę dostępu, aktualizacje, kopie zapasowe i zabezpieczenia administracyjne. Żaden sposób transmisji lub przechowywania danych nie zapewnia jednak absolutnego bezpieczeństwa.

16. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest co do zasady dobrowolne, jednak dane oznaczone jako wymagane mogą być konieczne do zawarcia umowy, realizacji zamówienia, prowadzenia Konta, odpowiedzi na zapytanie lub wystawienia faktury. Brak takich danych może uniemożliwić wykonanie danej czynności.

17. Zmiany Polityki

Polityka może być aktualizowana w razie zmian prawa, technologii, dostawców lub sposobów przetwarzania. Nowa wersja zostanie opublikowana w Serwisie z datą obowiązywania. Jeżeli zmiana będzie istotnie wpływać na prawa zarejestrowanych użytkowników, poinformujemy ich odpowiednim kanałem, o ile posiadamy dane kontaktowe i jest to wymagane.

18. Kontakt i skarga

W pytaniach dotyczących danych osobowych napisz na kontakt@smartexcel.pl. Jeżeli uważasz, że dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.